Gestión del Tiempo

La Gestión del Tiempo consiste en administrar de forma adecuada el tiempo que disponemos para la realización de todas las actividades que tenemos en un determinado tiempo. Además, considerando que en la gran mayoría de los casos, las personas se encuentran con una gran cantidad de actividades estas deben priorizarse, mejorar la eficacia y manejar la inmediatez que cada una de ellas tiene. Para ello, en esta entrada revisaremos una técnica muy simple, pero inmensamente poderosa que nos permitirá organizar nuestras tareas.



Para mejorar nuestra Gestión del Tiempo debemos considerar 3 reglas esenciales:

1. Priorización (Covey)
2. Eficacia (Pareto)
3. Inmediatez ("debe estar listo para ayer")

Pero veamos en detalle como abordar cada una de estas tres reglas:

I.- La Priorización consiste en la construcción de una matriz que permita clasificar las actividades que tenemos en un determinado plazo

Para ello, debemos asignarle a cada actividad la categoría que corresponda diferenciando entre tareas que son Urgentes y NO Urgentes y además que sean Importantes y No Importantes, tal como se muestra en la siguiente tabla. En esta tabla además se incorporan algunos ejemplos de actividades que ya se encuentran clasificadas y en alguno de los casos dependerá de cada, puesto que la importancia radica en el caso particular

	Urgente	No Urgente
Importante	Cuadrante I Actividades: Crisis Actividades apremiantes  Actividades atrasadas	Cuadrante II Actividades: Prevención Construcción de relaciones Reconocimiento de oportunidades Planificación y Recreación
No Importante	Cuadrante III Actividades: Interrupciones, llamadas Reuniones algunos informes Asuntos inmediatos	Cuadrante IV Actividades: Actividades agradables, algunas llamadas Recreación, chatear algunos juegos en el computador Reconocimiento de oportunidades Planificación y Recreación

Una vez que se encuentran clasificadas todas las actividades que debemos realizar, entonces, aplicamos la Matriz de priorización de Covey, tal como se muestra en la siguiente tabla:

???	Muy urgente	Poco urgente
Muy Importante	Solucionar	Retrasar
Poco Importante	Delegar	Olvidar

II.- Eficacia (Ley de Pareto)

En el caso de la eficacia, la Ley de Pareto se aplica considerando que el 20% del esfuerzo consigue el 80% de los resultados y el 80% del tiempo empleado en la ejecución de las actividades consigue ejecutar el 20% de las actividades.

Por lo tanto, en el caso de que no se cuente con el suficiente tiempo, entonces debemos centrarnos en aquellas actividades que nos entregan el mayor resultado posible, de esta forma y considerando la ley de pareto, podemos obtener el 80% de los resultados en el 20% del tiempo, lo que es de una eficacia alta.

III.- Inmediatez ("Debe estar listo para ayer")

La inmediatez consiste en aquellas actividades que se encuentran, antes de ser recibidas, en un estado de "atrasadas", es decir, que deben estar listas inmediatamente. Esto nos da la sensación de tener que realizar una actividad consumiendo 0 tiempo.

Para abordar este tipo de actividades debemos considerar que mientras antes se realice menor es el problema que se genere por no estar lista la actividad. En otras palabras, si es que tienes que hacer algo urgente, entonces, hazlo inmediatamente o esta se cambiará a un problema cada vez mas grande, por lo tanto, es de suma importancia controlar esta actividad en cuanto se tiene la posibilidad de controlar y realizar sin demasiado esfuerzo.

Espero que estas reglas te sirvan para controlar tu tiempo y administrarlo de mejor manera y no olvides dejar tus comentarios

Siguenos en Twitter
Un abrazo grande

Ricardo Larrondo