Pautas para abordar el trabajo diario

Tan pronto como empieza la semana nos damos cuenta que ya está por terminar y nuestros objetivos no se han cumplido, es el "día a día" que nos deja entrampados en una serie de actividades descontroladas y que no nos permiten enfocarnos adecuadamente en nuestros objetivos.

Pero cómo podemos controlar las actividades diarias para que no nos consuman todo el tiempo?, pues bien, aquí te daré un par de pautas que pueden ser de ayuda para tu gestión del tiempo:

I.- Asignale tiempo a cada tarea: Si bien es cierto, en un día normal podemos realizar una gran cantidad de tareas, estas normalmente no se encuentran controladas respecto a la relación tiempo-resultado, ya que simplemente realizamos las tareas sin controlar el tiempo que nos toma hacerlo. Normalmente nos encontramos con que estas múltiples tareas se extienden inconscientemente y ocupan todo nuestro tiempo. 

Por lo tanto, lo recomendable es realizar una planificación de nuestras tareas, asignándoles tiempos al comienzo del día, puesto que de esta forma podrás controlar que todo se ejecute en la justa medida y la relación tiempo-resultado se verá beneficiada al tener mejores resultados en menos tiempo.

II.- Gestiona los denominados "ladrones de tiempo":

Los ladrones de tiempo son todas aquellas actividades que no aportan directamente al desarrollo de nuestras tareas y que siempre se encuentran presente en un día normal. Aquí veremos cada una de ellas:

• Las interrupciones: Debemos aprender a decirle no a las personas que nos interrumpen en nuestras tareas. 
• Las llamadas telefónicas: Durante un día normal recibimos una serie de llamadas telefónicas, ya sean personales como laborales. La idea de controlar este "ladrón de tiempo" es que las llamadas sean lo más breve posible, evitando dilatarla sin un objetivo claro y que aporte a nuestras actividades. Lo ideal es que se elimine por completo este distractor y te puedas concentrar absolutamente en lo que estas haciendo.
• Reuniones: Existen organizaciones que tienen la costumbre de realizar un numero elevado de reuniones. Gestionar las reuniones significa que le des un tiempo asignado a su desarrollo, un objetivo específico y concordar con todos los involucrados el término de dicha reunión. De esta manera, las reuniones no se desvían del objetivo principal y no perdemos tiempo en temas complementarios.
• Apagar incendios: En todas las organizaciones existen incidentes que pueden afectar nuestra dedicación a nuestras actividades, sin embargo, debemos ser capaces de discernir si es que este "incendio" es importante y por lo tanto requiere mayor atención que las actividades que tenemos en curso o no. De esta manera, podremos priorizar la solución inmediata de un problema o la ejecución de nuestras actividades del día.

Debemos de alguna forma controlar las actividades a las que le asignamos tiempo de nuestro día, debemos controlar los tiempos que le asignamos a ellas puesto que de otra formas, ellas mismas ocuparán todo nuestro tiempo y no podremos avanzar en la senda de la eficacia y eficiencia en nuestro trabajo, dejandonos siempre con la impresión de que nos falto algo por hacer o que perdimos mucho tiempo en lo que hicimos en un día.

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Un abrazo grande

Ricardo Larrondo